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Quelle excitation en imaginant à l’avance la réussite de l’événement culturel qu’on prépare, mais quelle angoisse aussi en pensant à l’éventualité d’un fiasco ! Pour avoir plus de chance de réussir que de déboucher sur un fiasco, soyez attentif aux points que nous allons évoquer dans cet article.
Construire un plan à partir des objectifs de l’événement
Qu’il s’agisse d’un spectacle de danse, d’une projection de documentaires, d’un vernissage, d’un concert de musique ou d’une rencontre avec un artiste, tout doit tourner autour d’un axe central qui est l’objectif de l’événement. Divertir, informer, promouvoir, nouer des liens et se construire un fonds sont certes des objectifs différents mais chacun d’eux s’organise en plan dont les composants sont les réponses aux questions Pourquoi, Qui, Pour qui, Combien, Quand, Où et Comment. Dans chaque cas, il y a une date à fixer, un endroit à choisir, des nombres à déterminer, un budget à évaluer, des autorisations à acquérir, des prévisions à établir, des précautions à prendre, une logistique à prévoir, une réalisation à organiser et un bilan à faire. Tout cela doit former un plan.
Programmation artistique et communication
Visant de gros bénéfices, vous êtes décidé pour l’organisation d’un concert d’orchestre symphonique à Paris ? Après avoir défini le nombre de spectateurs visés et choisi un endroit comme la location de la comédie des champs élysées par Keys Venue, il vous faut faire la sélection de l’orchestre philarmonique qui peut être à Paris à la date choisie et dont la rémunération est à la portée de votre budget. Si votre budget pose problème, vous pouvez faire concourir des candidats avec comme condition de contribuer aux dépenses. Cela étant, établissez un plan de communication et suivez-le de manière à couvrir un public aussi large que possible. N’oubliez pas la puissance des réseaux sociaux.
Pendant et après l’événement
Bien organiser l’événement, c’est outre une bonne préparation, bien gérer son déroulement. Une vente en ligne des billets peut précéder la vente sur place au jour J. Cette dernière peut même être supprimée. Restez à l’affût de la moindre anomalie du côté des installations, des matériels, du déroulement du planning, du timing, du comportement des artistes, des réactions des spectateurs etc. Veillez à ce que la sécurité demeure assurée par le service choisi. A la fin de l’événement, vous ne pourrez pas vous en aller avant d’avoir accompli les remerciements qui s’imposent et fait le bilan des réalités sur place.
L’organisation de votre concert philarmonique ou analogue à la Comédie des Champs Elysées aura commencé par le choix de l’orchestre qui se conforme au budget prévu. Elle aura suivi un planning précis et le déroulement de l’événement aura été attentivement contrôlé par votre attention et le service de sécurité engagé. Enfin, une évaluation des réussites et des améliorations à apporter sera faite.